* النطاق.
* المخالفات.
* الضمانات.
* إجراءات البلاغ عن مخالفة.
* معالجة البلاغ.
* ملحق: نموذج البلاغ عن مخالفة.
مقدمة:
توجب سياسة وإجراءات البلاغ عن المخالفات ( ويشار إليها فيما بعد،)على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي وموظفي ومتطوعي الجمعية الالتزام بمعايير عالية من الأخلاق الشخصية أثناء العمل وممارسة واجباتهم ومسؤولياتهم. وتضمن هذه السياسة أن يتم البلاغ في وقت مبكر عن أي مخالفة أو خطر جدي أو سوء تصرف محتمل قد تتعرض له الجمعية أو أصحاب المصلحة أو المستفيدين ومعالجة ذلك بشكل مناسب. كما يجب على كافة من يعمل لصالح الجمعية مراعاة قواعد الصدق والنزاهة أثناء أداء مسؤولياتهم والالتزام بكافة القوانين واللوائح المعمول بها. تهدف هذه السياسة إلى تشجيع كل من يعمل لصالح الجمعية الإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات وطمأنتهم الى أن القيام بهذا الأمر آمن ومقبول ولا ينطوي على أي مسؤولية.
النطاق:
تطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح الجمعية سواء كانوا أعضاء مجلس إدارة أو مسؤولين تنفيذيين أو موظفين أو متطوعين أو مستشارين بصرف النظر عن مناصبهم في الجمعية، وبدون أي استثناء. ويمكن أيضا ألي من أصحاب المصلحة من مستفيدين ومانحين ومتبرعين وغيرهم البلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات.
المخالفات:
تشمل الممارسات الخاطئة أي مخالفات جنائية أو مالية أو الإخلال بأي التزامات قانونية أو تشريعية أو متطلبات تنظيمية داخلية أو تلك التي تشكل خطراً على الصحة أو السلامة أو البيئة.
وتشمل المخالفات التي يتوجب البلاغ عنها، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:
* السلوك غير القانوني )بما في ذلك الرشوة أو الفساد( أو سوء التصرف.
* سوء التصرف المالي (بما في ذلك ادعاء النفقات الكاذبة، إساءة استخدام الأشياء القيمة، عمليات غسيل الأموال أو الدعم لجهات مشبوهة).
* عدم الإفصاح عن حالات تعارض المصالح ( مثل استخدام شخص منصبه في الجمعية لتعزيز مصالحه الخاصة أو مصالح الآخرين فوق مصلحة الجمعية).
* إمكانية الاحتيال (بما في ذلك إضاعة، إخفاء أو إتلاف الوثائق الرسمية).
* الجرائم الجنائية المرتكبة، أو التي يتم ارتكابها، أو التي يحتمل ارتكابها أيا كان نوعها.
* عدم الالتزام بالسياسات وأنظمة وقواعد الرقابة الداخلية أو تطبيقها بصورة غير صحيحة.
* الحصول على منافع أو مكافآت غير مستحقة من جهة خارجية لمنح تلك الجهة معاملة تفضيلية غير مبررة.
* الإفصاح عن معلومات سرية بطريقة غير قانونية.
* التلاعب بالبيانات المحاسبية.
* تهديد صحة الموظفين وسالمتهم.
* انتهاك قواعد السلوك المهني والسلوك غير الأخلاقي.
* سوء استخدام الصلاحيات أو السلطات القانونية.
* مؤامرة الصمت والتستر فيما يتعلق بأي من المسائل المذكورة أعلاه.
الضمانات:
تهدف هذه السياسة إلى إتاحة الفرصة لكل من يعمل لصالح الجمعية الإبلاغ عن المخالفات وضمان عدم تعرضهم للانتقام أو الإيذاء نتيجة لذلك. وتضمن السياسة عدم تعرض مقدم البلاغ لخطر فقدان وظيفته أو منصبه أو مكانته الاجتماعية في الجمعية وأي شكل من أشكال العقاب نتيجة قيامه بالإبلاغ عن أية مخالفة. شريطة أن يتم الإبلاغ عن المخالفة بحسن نية وأن تتوفر لدى مقدم البالغ معطيات اشتباه صادقة ومعقولة، ولا يهم إذا اتضح بعد ذلك بأنه مخطئ .من أجل حماية المصلحة الشخصية للمبلغ، فإن هذه السياسة تضمن عدم الكشف عن هوية مقدم البلاغ عند عدم رغبته في ذلك، ما لم ينص القانون على خلاف ذلك. وسيتم بذل كل جهد ممكن ومناسب للمحافظة على كتمان وسرية هوية مقدم البلاغ عن أي مخالفة. ولكن في حالات معينة، يتوجب للتعامل مع أي بالغ أن يتم الكشف عن هوية مقدم البالغ، ومنها على سبيل المثال ضرورة كشف الهوية أمام أي محكمة مختصة. كذلك يتوجب على مقدم البلاغ المحافظة على سرية البلاغ المقدم من قبله وعدم كشفه أمام أي موظف أو شخص آخر. ويتوجب عليه أيضا عدم إجراء أية تحقيقات بنفسه حول البلاغ. كما تضمن السياسة عدم إيذاء مقدم البلاغ بسبب الإبلاغ عن المخالفات وفق هذه السياسة.
إجراءات الإبلاغ عن مخالفة:
يفضل الإبلاغ عن المخالفة بصورة مبكرة حتى يسهل اتخاذ الإجراء المناسب في حينه.
* على الرغم من أنه لا يطلب من مقدم البالغ إثبات صحة البلاغ، الا أنه يجب أن يكون قادراً على إثبات أنه قدم البلاغ بحسن نية.
* يتم تقديم البالغ خطيا )وفق النموذج المرفق( عن طريق إيميل الجمعية:
معالجة البلاغ:
يعتمد الإجراء المتخذ بخصوص الإبلاغ عن أي مخالفة وفق هذه السياسة على طبيعة المخالفة ذاتها. إذ قد يتطلب ذلك إجراء مراجعة غير رسمية أو تدقيق داخلي أو تحقيق رسمي. ويتم اتباع الخطوات التالية في معالجة أي بلاغ:
* يقوم المدير التنفيذي عند استلام البلاغات بإطلاع رئيس مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي للجمعية (إذا لم يكن البلاغ موجها ضد الأخير )على مضمون البلاغ خلال أسبوع من استلام البالغ.
* يتم إجراء مراجعة أولية لتحديد ما إذا كان يتوجب إجراء تحقيق والشكل الذي يجب أن يتخذه. ويمكن حل بعض البالغات بدون الحاجة لإجراء تحقيق.
* يتم تزويد مقدم البلاغ خلال10 أيام بإشعار استلام البلاغ ورقم هاتف للتواصل.
* إذا تبين أن البلاغ غير مبرر، فلن يتم إجراء أي تحقيق إضافي. ويكون هذا القرار نهائيا وغير قابل العادة النظر ما لم يتم تقديم إثباتات إضافية بخصوص البلاغ.
* إذا تبين أن البالغ يستند الى معطيات معقولة ومبررة، يتم إحالة البلاغ إلى المدير التنفيذي للتحقيق في البلاغ وإصدار التوصية المناسبة.
* يجب على المدير التنفيذي الانتهاء من التحقيق في البلاغ وإصدار التوصية خلال عشرة أيام عمل من تاريخ إحالة البلاغ.
* ترفع اللجنة توصياتها الى رئيس المجلس للمصادقة والاعتماد.
* يتم تحديد الإجراءات التأديبية المترتبة على المخالفة وفق سياسة جمعية ذوي الإعاقة والاحتياجات الخاصة ”شراكة“ وقانون العمل الساري المفعول.
* متى كان ذلك ممكنا، تزويد مقدم البالغ بمعطيات عن أي تحقيق يتم إجراؤه .ومع ذلك،لا يجوز إعلام مقدم البلاغ بأي إجراءات تأديبية أو غيرها مما قد يترتب عليه إخلال الجمعية بالتزامات السرية تجاه شخص آخر.
* تلتزم الجمعية بالتعامل مع البلاغ عن أي مخالفة بطريقة عادلة ومناسبة، ولكنها ال تضمن أن تنسجم طريقة معالجة البلاغ مع رغبات مقدم البلاغ.
| معلومات مقدم البالغ )يمكن عدم تعبئة هذا الجزء إذا لم يرغب مقدم البالغ بكشف هويته | |||
| الاسم: | الدور الوظيفي: | ||
| الإدارة: | رقم الهاتف: | ||
| البريد الإلكتروني: | معلومات صندوق البريد: | ||
| معلومات مرتكب المخالفة | |||
| الاسم: | الدور الوظيفي: | ||
| الإدارة: | رقم الهاتف: | ||
| البريد الإلكتروني: | معلومات صندوق البريد: | ||
| معلومات الشهود (إن وجدوا. وبالإمكان إرفاق ورقة إضافية في حالة وجود أكثر من شاهد) | |||
| الاسم: | الدور الوظيفي: | ||
| الإدارة: | رقم الهاتف: | ||
| البريد الإلكتروني: | معلومات صندوق البريد: | ||
| التفاصيل | طبيعة ونوع المخالفة | ||
| تاريخ ارتكاب المخالفة وتاريخ العلم به | |||
| مكان حدوث المخالفة: | بيانات او مستندات تثبت ارتكاب المخالفة | ||
| اسماء اشخاص آخرين اشتركوا في ارتكاب المخالفة | |||
| أية معلومات او تفاصيل أخرى | تاريخ المخالفة: | التوقيع: | |
