نظام الرقابة الداخلية
مقدمة:
بقصد التأكد من صحة وواقعية القوائم المالية للجمعية يقوم المحاسب بتقييم نظام الرقابة الداخلية وكذلك جمع أدلة الثبات لكي يتسنى له التأكد من أن نظام العمليات لا يتضمن نقاط ضعف تؤدي إلي تضليل القوائم المالية للمركز المالي ونتائج أعمال الجمعية. فإذا كان نظام الضبط الداخلي “الرقابة الداخلية” جيدا ويمكن الاعتماد عليه عندها يمكن للمحاسب التخفيف من عملية جمع أدلة الثبات والعكس صحيح.
* تقييم إجراءات الرقابة الداخلية الخاصة بالإيرادات والمصروفات للجمعية حسب الآتي:
* تقيم إجراءات الرقابة الداخلية الخاصة بدورة الإيرادات:
دورة الإيرادات:
* تتكون دورة الإيرادات من الخطوات التالية-:
تتكون موارد الجمعية مما يأتي:
* رسوم العضوية (إن وجدت)
* عوائد نشاطات الجمعية.
* الصدقات، والهبات، والأوقاف، والتبرعات
* العوائد الاستثمارية من أموال الجمعية.
* ما يقرر لها من إعانات حكومية.
* ما قد يخصصه الصندوق من دعم لبرامجها وتطويرها.
* الموارد المالية التي تحققها الجمعية من خلال إدارتها لمؤسسة تابعة لإحدى الجهات الحكومية أو الخاصة، أو تنفيذ بعض مشروعاتها أو برامجها وفقا للمادة) السابعة والعشرين (من النظام
* الزكوات للجمعيات التي يشتمل نشاطها على مصارف للزكاة. (وفقا للمادة12 من نظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية)
مدخل العمليات: “الخطوات التمهيدية لمراجعة العمليات بدورة الإيرادات.
قبل البدء بعملية المراجعة لابد للمحاسب من التعرف على طبيعة عمل الجمعية والعاملين فيها، وكذلك القوانين التي تخضع لها الجمعية، وكذلك التعرف على سياسة التسويق لأعمال وأنشطة الجمعية وتحديد أثر ذلك على سياسة جمع التبرعات وسوف نلخصها فيما يلي-:
سياسة التسويق:
إن استيعاب خطة التسويق أمر ضروري للمحاسب وذلك لفهم آلية حدوث الإيرادات التي تنتج عن تسويق أنشطة الجمعية، كما تخدم في الوقت نفسه عملية إعداد خطة تسويق.
الالتزامات القانونيــة-:
* يجب على المحاسب التأكد من التزام الجمعية بالقوانين والأنظمة المعمول بها.
تدفق العمليات وعناصر الرقابة:
يقصد بتدفق العمليات الصيغة التي يتم بها متابعة العمليات والتي يمكن من خلالها للمحاسب الحكم بشكل أولي على إجراءات نظام الرقابة الداخلية فإذا كانت سندات القبض والشيكات تسجل تبعا لتاريخ ورودها وتحمل هذه السندات أرقاما مسلسلة فمن خلال هذا الاجراء يمكن للمحاسب التأكد من أن جميع عمليات التبرع قد سجلت حسب تسلسلها ووفقا لقيمتها المحددة في الشيكات ، وهذا ما يدفع بالمحاسب إلي اختيار عينة صغيرة للتأكد من سلامة هذه العملية ودقتها ، ومن ثم يمكن له الانتقال إلى مرحلة المطابقة ما بين قيم هذه السندات اليومية أو الشهرية مع القيم المسجلة في الحساب البنكي.
* إن تدفق العمليات الخاصة بدورة الإيرادات يمكن أن تتضمن مجموعة من الإجراءات الرقابية داخل الجمعية بحيث يمكن تقسيمها على النحو التالي-:
إجراءات الرقابة الداخلية:
* تبدأ الإجراءات بتلقي المبلغ من المتبرع أو المانح أو العضو، وبناء على ذلك يقوم قسم المحاسبة بإصدار سند استلام المبلغ سواء كان شيكا او نقدا حيث يكون السند من عدة نسخ مع العلم بأن مستند القبض يحمل رقم متسلسل بشكل مسبق بحيث يسمح ذلك بتسهيل إجراءات الرقابة على المستندات المفقودة، وتوزيع نسخ مستند القبض “صورة الشيك” كما يلي-:
* النسخة الأولى: ترسل إلى العميل لإعلامه بالحصول على المبلغ مع خطاب شكر.
* النسخة الثانية: ترسل إلى قسم المحاسبة.
* النسخة الثالثة: تبقى في الإدارة.
وبهذا الصدد فإن نظام الرقابة الداخلية يجب أن يتضمن ما يلي-:
وجود إدارة مستقلة أو قسم مستقل له صلاحية اتخاذ القرار في عملية تلقي التبرعات، حيث يقوم هذا القسم بإجراء دراسة موسعة لأوضاع المانحين، وبالتالي فإن الشخص المختص الذي يقوم بالتسجيل في الدفاتر لا يجوز له التدخل في عملية إعداد المستندات والتقارير للتبرعات الملقاة.
إجراءات الرقابة الداخليـة على أوراق القبض-:
* تحديد سلطة من له حق في إصدار سندات القبض وتحديدها تحديدا واضحا.
* الفصل التام بين من بعهدته هذه الأوراق وبين التخصصات الأخرى التي تتعارض مع طبيعة عمله مثل أمين الصندوق.
* المحافظة على أوراق القبض وذلك بوضعها في مكان أمين وفي حيازة موظف مسؤول.
* تخصيص يومية خاصة الأوراق القبض تسجل فيها جميع البيانات الخاصة بالمستندات التي تسجلها الجمعية على المتبرعين والأعضاء. وأهم ما يجب أن تتضمنه هذه اليومية من بيانات: إسم الحساب، إسم المسحوب منه، تاريخ السحب، مبلغ التبرع.
* عمل جرد دوري مفاجئ بين كشف البنك وبين ما هو مدون بيومية أوراق القبض.
* إعداد تقارير دورية عن مبالغ الإيرادات.
إجراءات الرقابة الداخلية على المقبوضات النقدية-:
* تعتبر هذه الإجراءات جزء هام من أجزاء الرقابة التي إن اتصفت بالقوة أدت إلى تسهيل عملية المراجعة، حيث أن أهم الإجراءات الواجب توفرها في نظام الرقابة الداخلية الخاص بالمقبوضات النقدية هي-:
* تقسيم العمل وفصل التخصصات المتعارضة، وتقسيم العمل يعني توزيع نشاط استلام النقدية على أكثر من شخص بحيث يتولى الأول تنظيم مستند القبض والثاني يقوم بقبض المبلغ المحدد في سند القبض، أما الثالث فيقوم بتسجيل ذلك محاسبيا والرابع يتولى إيداع المبالغ المقبوضة يوميا في حساب البنك.
* طبع الايصالات “إشعار القبض” التي تحمل أرقام متسلسلة.
* فصل إجراءات القبض عن الدفع.
* الجرد المفاجئ.
تقييم إجراءات الرقابة الداخلية على الإيرادات-:
عند انتهاء توصيف إجراءات الرقابة على الإيرادات، ويتم غالبا من قبل فريق المحاسبة، يقوم رئيس المراجعة بتقييم دورة الرقابة على الإيرادات لتحديد درجة الاعتماد على الرقابة، المستخدمة عن طريق مدى تحقيقها للأهداف المتوقعة كما يجري تقييما مماثلا لعملية استلام النقدية، على المدير أن يقرر ما هي الإجراءات في نظام الرقابة على دورة الإيرادات التي تعد قوية بشكل كافي للإعتماد عليها، وما هي نقاط الضعف الناتجة عن غياب بعض الإجراءات المرغوبة التي يجب أن يقيم مدى تأثيرها القيمي في القوائم المالية،
تقييم إجراءات الرقابة الداخلية الخاصة بدورة المصروفات.
دورة المصروفات:
* يقصد بدورة المصروفات كافة العمليات المتداخلة فيما بينها والتي تهدف إلى الحصول على أصول ثابتة أو شراء مواد بالإضافة إلى العمليات الناتجة عن ذلك والتي تتزامن مع دفع مبالغ اقتناء أصل أو شراء مواد للجمعية وتبدأ دورة المصروفات بإعداد طلب شراء
داخل الجمعية، ثم يلي ذلك الاتصال بالموردين وبحث موضوع الأسعار والمواصفات الأخرى وتحديد الجهة التي يراد الشراء منها ، وبعد ذلك يتم استلام البضاعة أو الأصل ، وتنتهي دورة المصروفات بدفع ثمن الشراء وتسجيله في دفاتر الجمعية.
حيازة الأصول الثابتة:
* لابد للمحاسب من تحديد نوع الأصل المشترى واستعمالاته وبرامج الصيانة المتعلقة به وذلك بقصد الفصل وتحديد المصروفات الإيرادية والرأسمالية المتعلقة به كما أنه من الضروري الفصل بين الأصول الثابتة التي تملكها الجمعية وتستثمرها وبين تلك التي تستثمرها ولا تملكها )أصول مستأجرة( وما يترتب على ذلك من عمليات محاسبية خاصة بكل منهما ، فالأولى تظهر في الدفاتر والسجلات ويسمح باستهلاكها بينما لا تظهر الثانية في السجلات والدفاتر ولا يسمح باستهلاكها وإنما يسمح بتسجيل جميع المصروفات المتعلقة بها بالإضافة إلى بدل إيجارها السنوي.
تدفق العمليـات:
* يقصد بتدفق العمليات الخاص بدورة الحيازة والمصروفات آلية تسلسل العمليات التي تجري أثناء شراء المواد واقتناء الأصول الثابتة بالإضافة إلى مجموعة المستندات التي ترافق ذلك والإجراءات الخاصة بالرقابة الداخلية المعتمدة من قبل الجمعية، حيث يمكن للمحاسب معرفة ذلك من خلال المقارنات أو الملاحظات المباشرة.
إجراءات الرقابة الداخلية على عمليات الشراء:
* تبدأ عملية الشراء عادة من خلال إعداد طلب الشراء من مدير إدارة الطلبات ومن ثم يقوم مدير الشؤون المالية والإدارية بالتأكد من عدم توفر محتويات طلب الشراء في المستودع ، في حالة عدم التوفر يتم اعتماد طلب الشراء من صاحب الصلاحية وينظم طلب شراء ، وبعد هذه العملية يتم الاتصال بالموردين وتحديد نوع ومواصفات البضاعة وكذلك تحديد أسعارها واختيار المورد المناسب في حال تعدد الموردين ، ثم ينظم أمر شراء ، وعند استلامها يتم التأكد من مطابقة مواصفاتها للمواصفات المذكورة في أمر الشراء حيث ينظم مذكرة استلام “مذكرة إدخال بضاعة” من قبل الشؤون المالية والإدارية ومن ثم تسلميها رسمياً لإدارة الطلبات.
* تتلقى دائرة الحسابات مستند البيع “الفاتورة” الذي ينظمه المورد مما يمكن دائرة الحسابات من إجراء الربط والمطابقة بين أوامر الشراء وأوامر البيع الخاصة بها.
* وفي نهاية العام تشكل المطابقة المستندية أداة هامة يستخدمها المحاسب، حيث أن توافر أوامر الشراء لدى دائرة الحسابات دون أن ترفق بمذكرة إدخال يشير إلى أن البضاعة لا تزال بالطريق، وبالتالي فإن إدراجها ضمن المشتريات الآجلة يحتم إظهارها ضمن بضاعة آخر المدة. وفي حال عدم إثباتها بالدفاتر يجعل أثر هذه العملية معدوما بالنسبة للقوائم المالية.
بالمقابل فإن استلام البضاعة وتنظيم مذكرة استلام وإرسالها إلى دائرة الحسابات دون أن ترفق بفاتورة البيع المرسلة من المورد أو أمر الشراء يعتبر دليل على وصول البضاعة إلى المخازن وبالتالي لا بد من تسجليها في حسابات الموردين وإضافتها إلى حساب المشتريات.
مما تقدم يمكن للمحاسب التعرف على بعض إجراءات الرقابة الداخلية التي تخص عملية الشراء:
* وجود إدارة المشتريات مستقلة عن إدارة التخزين واستلام المواد.
الفصل بين التخصصات المتعارضة مع اختصاص أمين المستودع الذي لا يسمح له بإعداد مستند الشراء أو فاتورة البيع.
* التسجيل في الدفاتر من قبل دائرة الحسابات وبصورة مستقلة.
* إجراءات المطابقة ما بين الكشف المرسل من الموردين وبين البيانات المسجلة في الدفاتر.
* مطابقة أرصدة الأستاذ المساعد للموردين مع رصيدهم في الأستاذ العام.
* ترقيم أوامر الشراء بصورة متسلسلة.
إجراءات الرقابة الداخلية على المخزون السلعي:
* إن الرقابة الداخلية السليمة على المخازن يجب أن تتضمن مجموعة من الإجراءات الرقابية الهامة منها:
* تحديد مسؤوليات موظفي المخازن تحديدا واضحا بحيث يكونوا مسؤولين عما يلي-:
* استلام البضائع الواردة بعد الانتهاء من فحصها.
* تنظيم سجلات أو بطاقات يسجل بها الوارد والمنصرف من البضائع.
* إعلام المسؤولين بكمية البضاعة الموجودة لديهم كلما قاربت من الحد الأدنى
إجراءات الرقابة الداخلية على المدفوعات النقدية-:
إن نظام الرقابة الداخلية المتعلق بالمدفوعات النقدية يجب أن يتضمن ما يلي-:
* الفصل بين التخصصات المتعارضة، فمثال موظف يقوم بإعداد أمر الصرف، وآخر ينظم الشيك ويوقعه، وثالث يقوم بالتسجيل في الدفاتر.
* الفصل بين أمانة الصندوق المتعلقة بالقبض وبين تلك المتعلقة بالدفع.
* محاولة الالتزام بإجراء عملية الدفع بموجب الشيكات بشرط أن تحمل هذه الشيكات أرقام متسلسلة.
* عدم إتلاف وتمزيق الشيكات الملغاة والمحافظة عليها في دفتر الشيكات.
* الحصول على إشعار من المورد يفيد بأن عملية الدفع قد تمت.
* تحديد السقف الأعلى لموجودات الصندوق وأي زيادة تحول إلى البنك.
* الجرد المفاجئ لصناديق المشروع ومطابقتها مع الارصدة في الدفاتر.
إجراءات الرقابة الداخلية على الأصول الثابتة:
يجب أن يتضمن نظام الرقابة الداخلية على الأصول الثابتة النقاط التالية-:
* تحديد المسؤوليات والتخصصات المتعلقة بالأعمال التالية-:
* الموافقة على الشراء.
* استلام الأصول وتركيبها.
* دفع قيمة الأصول المشتراة.
* وضع ميزانية تقديرية لإضافات الرأسمالية تبعا لسياسة الجمعية.
* تنظيم سجل للموجودات الثابتة يبين العدد، النوع ، تاريخ الشراء، التكلفة، كيفية الاستهلاك.
* التأمين على الأصول ضد الأخطار المختلفة.
* الفصل التام بين نفقات الصيانة والنفقات الرأسمالية.
* تحديد الأساس الصحيح لاستهلاك كل نوع من أنواع الأصول الثابتة.
* إحكام الرقابة على قطع الغيار والدورات والمهمات الصغيرة
* دراسة الجدوى الاقتصادية من اقتناء الأصول أو استئجارها.
* الجرد المفاجئ للعدد والدورات ومطابقتها مع أرصدتها في الدفاتر.
* التمييز بين النفقات الإيرادية والنفقات الرأسمالية.
